Gemini يساعدك على تنظيم ملفات Google Drive بالذكاء الاصطناعي

إذا كنت تنجز الكثير من أعمالك عبر الإنترنت، فهناك فرصة كبيرة لأن يكون Google Drive الخاص بك قد تراكمت فيه أعداد كبيرة جدًا من المستندات والصور والملفات الأخرى.

 وللأسف، جعلت Google عادةً تنظيم حياتك الرقمية من خلال Drive أمرًا صعبًا، مع وجود واجهة ويب لا توفر وظيفة بحث مفيدة بشكل خاص للعثور على الملفات ونقلها. 

ولهذا السبب، قدمت Google مؤخرًا أداة لمساعدة المستخدمين على ترتيب حياتهم الرقمية، وقبل أن تسأل: نعم، إنها تستخدم الذكاء الاصطناعي.

وفي الخريف الماضي، بدأت Google اختبار ميزة تسمى Organize My Files في Drive، وبدأت طرحها لمستخدمي Workspace في يونيو. 

ومثل الكثير من الميزات التي قدمتها الشركة مؤخرًا، تعتمد هذه الميزة على Gemini. 

وفي هذه الحالة، تقول Google إن Gemini يمكنه المساعدة في تنظيم Drive من خلال تقديم اقتراحات حول أماكن نقل الملفات غير المنظمة، بناءً على هيكل واستراتيجيات التنظيم الخاصة بالمستخدم.

جوجل تطلق تطبيق Gemini رسميًا لأجهزة ويندوز

Gemini يسهل تخطيط رحلتك المقبلة

كيفية إعداد Gemini لتنظيم Google Drive

قبل أن تطلب من Gemini تنظيم Google Drive الخاص بك، هناك بعض المتطلبات التي يجب ملاحظتها. 

أولًا، ستحتاج إلى اشتراك Google AI Pro أو AI Ultra، ولا تتوفر الميزة للحسابات المجانية، ما يعني أنها لن تظهر في واجهة Google Drive إذا لم تكن مستخدمًا مدفوعًا بالفعل.

وإذا كان Google Drive هو مساحة التخزين السحابية الأساسية لديك، فإن هذا الشرط ليس بالضرورة أمرًا سيئًا لإنفاق أموالك عليه، نظرًا لأن اشتراك AI Pro، الذي يبلغ سعره 20 دولارًا شهريًا، يأتي مع مساحة إضافية تبلغ 5 تيرابايت، بالإضافة إلى اشتراك YouTube Premium Lite، إلى جانب مزايا أخرى.

وتتوفر ميزة Organize My Files in Drive أيضًا لعملاء Business وEnterprise وEducation، لكن يجب الانتباه إلى أنك لن تتمكن من استخدام حساب العمل لتنظيم ملفاتك الشخصية. 

بالإضافة إلى ذلك، لا يمكنك استخدام Gemini لتنظيم الملفات والمجلدات التي تشاركها مع زملائك، وتعمل الميزة فقط مع المجلدات الخاصة.

بعد ذلك، تحتاج إلى تفعيل Smart features في Google Workspace.

 ويكون هذا الإعداد مفعلًا بشكل افتراضي في معظم الأسواق التي توفر فيها Google خدمة Workspace، وإذا لم تكن متأكدًا من تفعيل الميزات الذكية على حسابك، فإليك كيفية التحقق من ذلك:

في Gmail، اضغط على رمز الترس.

اختر See all settings.

ضمن علامة التبويب General، مرر لأسفل واضغط على Manage Workspace smart feature settings.

إذا كانت الميزات الذكية متوقفة، فعّل Smart features في Google Workspace.

كيفية استخدام Gemini لتنظيم ملفاتك

بعد استيفاء المتطلبات السابقة، يصبح استخدام Gemini لتنظيم ملفاتك أمرًا بسيطًا.

افتح Google Drive على الويب واختر My Drive.

اضغط على Suggest file moves بالقرب من الجزء العلوي من الواجهة.

راجع اقتراحات Gemini التي ستظهر في نافذة جديدة.

وافق على أي تغييرات تريد من Gemini تنفيذها باستخدام مربعات الاختيار الموجودة بجوار كل إجراء.

وأثناء إعادة تنظيم Google Drive الخاص بك، قد يقترح Gemini إنشاء مجلدات جديدة لتخزين ملفاتك. 

ويمكنك معاينة كل ملف أو مستند يقترح نقله من خلال البطاقات التي تظهر عند تمرير مؤشر الفأرة فوقها.

لكن هناك أمر واحد لن يقوم Gemini به نيابة عنك، وهو إعادة تسمية ملفاتك، ولهذا السبب، ستختلف الفائدة التي تحصل عليها من الأداة.

Gemini يعتمد على طريقة تسمية الملفات

لا يبدو أن Gemini يقرأ محتويات مستنداتك لإنشاء اقتراحاته، ولذلك، ستحصل على أكبر استفادة من جهود التنظيم التي يقوم بها إذا كانت جميع ملفاتك تحمل أسماء بالفعل وتتبع نوعًا من قواعد تسمية الملفات والتسلسل الهرمي.

أما إذا كان لديك عدد كبير من المستندات التي لا تحمل أسماء، فقد لا يتمكن Gemini من مساعدتك بشكل كبير.

وإذا كنت بحاجة إلى المرور على جميع ملفاتك لتسميتها، فقد يكون من الأفضل أن تقوم بتنظيمها داخل مجلدات في الوقت نفسه.

 وبعد ذلك، ستتمكن من استخدام Gemini مستقبلًا لفرز أي ملفات تنسى وضعها في المكان المناسب بعد إنشائها.